Wanneer je bent ingelogd op DirectAdmin, vind je ‘Vacation Messages’ in de tweede rij met links, eerste kolom. Klik erop.
Als je al vakantieberichten hebt aangemaakt in het verleden, staan die er nog. In dat geval wijzig je een bestaand bericht. Zo niet, klik op ‘Set Vacation Message’.
In het formulier dat je nu ziet, kies je bovenaan het e-mail adres waarvoor je een out of office zou willen aanmaken.
Dit bericht wordt als antwoord op een mail van iemand anders verzonden. De Subject Prefix is wat er voor de oorspronkelijke titel van de mail komt te staan, wanneer het out of office systeem deze gaat beantwoorden. Prima om dit zo te laten.
De reply frequency is hoe snel dezelfde ontvanger dit bericht opnieuw gaat krijgen. Eigenlijk wil je niet dat als iemand je vijf mails op een dag verstuurd, dat iedere mail met jouw out of office wordt beantwoord. Dit kan door spamfilters worden gezien als een reden om jouw mails voortaan te blokkeren. Onze ervaring is dat als jouw out of office maximaal 1 keer per 2 dagen een automatisch antwoord naar jouw contactpersoon verstuurd, dit echt wel prima is.
Natuurlijk verzin je een leuk bericht om mensen op de hoogte te brengen dat je er even niet bent. Daarna vul je in van wanneer tot wanneer dit bericht verzonden moete worden. Zo hoef je er bij terugkomst niet aan te denken om het bericht weer uit te zetten. Superhandig!
Tenslotte klik je op create, en je bent klaar.